Informativa privacy | Sistema Agenda Piena

Questa informativa ha due parti: la prima riguarda il sito e i contatti con me, la seconda il gestionale e i messaggi WhatsApp dei saloni.

Parte 1 · Il sito e i contatti

Titolare del trattamento

Steven Russo, P. IVA 14794090960, Via Reali 142, scala 1, interno 1, 20037 Paderno Dugnano (MI). Email: info@sistemaagendapiena.it.

Cookie e strumenti di analisi

Questo sito non usa cookie di profilazione, né strumenti di analisi delle visite, né pubblicità. Non contiene moduli da compilare e non carica contenuti da servizi esterni.

Dati tecnici di navigazione

Il sito è ospitato da GitHub Pages (GitHub, Inc., Stati Uniti). Come avviene per qualsiasi sito, il servizio di hosting può registrare dati tecnici delle visite, ad esempio l’indirizzo IP, per garantire la sicurezza e il funzionamento del servizio. Questi dati non sono usati per identificare i visitatori. L’eventuale trasferimento di tali dati fuori dall’Unione Europea avviene con le garanzie previste dal GDPR (articoli 44 e seguenti).

Se mi contatti

Se mi scrivi via email o WhatsApp, o mi chiami, tratto i dati che mi fornisci (nome, numero di telefono, indirizzo email, contenuto del messaggio) solo per risponderti e, se lo chiedi tu, per valutare insieme il servizio. La base giuridica è la tua richiesta di contatto e le misure precontrattuali richieste da te.

Fornire i dati è facoltativo: senza, però, non posso risponderti. Se non diventi cliente, cancello i messaggi entro 12 mesi dall’ultimo contatto; se diventi cliente, conservo i dati per la durata del rapporto e poi per il tempo richiesto dagli obblighi fiscali e di legge. Non vengono venduti né ceduti a terzi per fini commerciali.

Chi riceve i dati

Solo i fornitori tecnici necessari: Aruba S.p.A. (Italia) per la casella di posta, GitHub, Inc. per l’hosting del sito e, se scegli di scrivermi su WhatsApp, WhatsApp Ireland Limited. Nessun altro.

WhatsApp è un servizio di WhatsApp Ireland Limited (gruppo Meta): se scegli di contattarmi lì, si applicano anche le sue condizioni.

I tuoi diritti

Puoi chiedere in qualsiasi momento di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento, riceverli in un formato leggibile (portabilità) o opporti, scrivendo a info@sistemaagendapiena.it. Hai anche il diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

Parte 2 · Il gestionale e WhatsApp

1. Di cosa parla

Sistema Agenda Piena è un servizio per saloni e centri estetici. Comprende un gestionale per agenda, clienti e prenotazioni, e l’invio di messaggi WhatsApp dal numero del salone. Questa parte spiega quali dati tratta, per cosa e come chiederne la cancellazione. Vale per i saloni che usano il servizio e per i loro clienti.

2. Chi decide sui dati

I dati dei clienti di un salone sono del salone, che ne è il titolare. Io li tratto solo per suo conto e solo per erogare il servizio, come responsabile del trattamento (articolo 28 del GDPR), secondo l’accordo sui dati firmato con il salone. Il salone informa i suoi clienti con la propria informativa.
Per i dati dei saloni come miei clienti (chi usa il gestionale, contatti, dati di fatturazione, uso del servizio) il titolare sono io: li tratto per gestire il contratto e rispettare gli obblighi di legge.

3. Quali dati

Clienti del salone: nome, numero di telefono, appuntamenti, servizi e le note che il salone inserisce.
Consensi: se e quando il cliente ha dato o revocato il consenso ai messaggi promozionali, con il testo accettato e il modo in cui è arrivato.
Messaggi: i messaggi WhatsApp partiti dal numero del salone, il loro stato (inviato, consegnato, letto, non riuscito) e le risposte dei clienti.
Collegamento con Meta: gli identificativi dell’account WhatsApp Business e del numero del salone. Il titolare del salone entra nella procedura di Meta con il suo profilo Facebook: ne ricevo solo il profilo pubblico di base (nome e identificativo), che serve solo a completare il collegamento.

4. I dati che arrivano da WhatsApp

Ogni salone collega il proprio numero WhatsApp Business al gestionale con la procedura ufficiale di Meta, resta proprietario di account, numero e dati, e paga Meta direttamente per i suoi messaggi. I dati che ricevo dalla piattaforma WhatsApp Business li uso solo per conto del salone:

per mandare conferme e promemoria degli appuntamenti ai clienti che hanno prenotato;
per mandare le campagne che preparo per il salone, solo ai clienti che hanno dato il consenso al salone e solo dopo che il salone ha approvato ciascuna campagna;
per ricevere risposte e stati di consegna, così conferme, disdette e richieste di STOP finiscono nell’agenda del salone e nel registro dei consensi;
per creare e gestire i modelli di messaggio del salone e controllare lo stato e i limiti di invio del suo numero.

I dati di ogni salone servono solo a quel salone. Non li vendo e non li condivido con terzi, salvo i fornitori tecnici elencati sotto. Non li uso per creare profili degli utenti WhatsApp. Non li uso con strumenti di intelligenza artificiale né per addestrare modelli. Se un salone collega un numero che usa già nell’app WhatsApp Business, non conservo la cronologia delle chat che Meta sincronizza.

Chi riceve messaggi promozionali può fermarli in qualsiasi momento rispondendo STOP: la richiesta viene registrata e i messaggi promozionali si fermano.

5. Intelligenza artificiale

Per preparare le campagne posso usare uno strumento di intelligenza artificiale, solo sui dati nati nel gestionale (appuntamenti, servizi, date) e mai sui dati che arrivano da WhatsApp. Nomi, numeri ed email non gli vengono mai passati: i clienti compaiono solo con un codice. L’analisi sul singolo cliente avviene solo se ha dato al salone il consenso alle offerte su misura. Lo strumento lavora su server nell’Unione Europea e non usa questi dati per addestrarsi. L’intelligenza artificiale propone, non decide e non invia: ogni campagna la approva il salone.

6. Dove stanno i dati e chi li riceve

Supabase (Supabase Pte. Ltd.): il database e le funzioni del gestionale, con i dati conservati su server nell’Unione Europea. Eventuali accessi da fuori dall’Unione, per esempio per assistenza tecnica, avvengono con le garanzie previste dal GDPR (clausole contrattuali standard).
Meta (Meta Platforms Ireland Limited): la piattaforma WhatsApp Business, da cui partono e arrivano i messaggi del salone.
Aruba S.p.A. (Italia): la posta elettronica, per le comunicazioni con i saloni.

Nessun altro riceve questi dati, salvo le richieste delle autorità previste dalla legge, di cui avviso il salone quando la legge lo permette.

7. Per quanto tempo

Conservo i dati di un salone per tutta la durata del servizio, compreso l’eventuale periodo in cui il gestionale resta aperto dopo la scadenza. Alla chiusura consegno al salone l’esportazione dei suoi dati (clienti, appuntamenti e registro dei consensi) e 30 giorni dopo cancello definitivamente le copie sui miei sistemi. Le copie di sicurezza automatiche si eliminano da sole nei giorni successivi. Restano solo i dati che la legge mi obbliga a tenere, come le fatture.

8. Come chiedere la cancellazione dei dati

Se sei cliente di un salone: puoi chiedere al salone di cancellare i tuoi dati, oppure scrivere a info@sistemaagendapiena.it indicando il salone e il tuo numero di telefono. Inoltro la richiesta al salone entro 2 giorni lavorativi e, su sua indicazione, cancello i dati entro 30 giorni. Per fermare solo i messaggi promozionali basta rispondere STOP.
Se sei un salone: puoi chiedere in qualsiasi momento l’esportazione o la cancellazione dei dati scrivendo a info@sistemaagendapiena.it. Alla fine del rapporto la cancellazione avviene come descritto al punto 7.
Se hai collegato WhatsApp con il tuo profilo Facebook: puoi togliere l’accesso alla mia app dalle impostazioni del tuo account Facebook, nella sezione delle integrazioni business, e scrivermi a info@sistemaagendapiena.it per cancellare i dati del collegamento.

9. Sicurezza

Ogni salone vede solo i propri dati e le connessioni sono cifrate. Quando importo i clienti o preparo le campagne, lavoro dentro il gestionale del salone, per suo conto. Fuori dal gestionale, nei miei strumenti di lavoro, i clienti compaiono solo con un codice, senza nomi né numeri. Se un problema di sicurezza tocca dati personali, avviso il salone senza ritardo, perché possa fare le segnalazioni previste dalla legge.

10. I tuoi diritti

Hai gli stessi diritti descritti nella prima parte: accesso, correzione, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e reclamo al Garante. Per i dati che un salone ha su di te, il riferimento è il salone: puoi rivolgerti direttamente a lui oppure a me, e inoltro io la richiesta.

11. Modifiche

Se cambia qualcosa in come tratto i dati, aggiorno questa pagina e la data in alto. Ai saloni lo comunico prima che entri in vigore.